こんにちは、晶（あき）です。
市役所の書類、学校のプリント、勤務表、保険関係の書類、地域の行事の案内。
気づくと、いろんなところから書類が集まってきます。
それなのに、不思議なことに必要なときに見つからない。
これ、私だけじゃないはずです。
そうであってほしい…笑。
今までのやり方と限界
これまでジャンルごとにファイリングを試してきました。
学校、仕事、保険、地域…と分けてみたものの、
現実はうまくいきませんでした。
「あとでファイリングしよう」と思った書類が行方不明。
気づけば別の紙に紛れ込み、
探す時間だけが増えてストレスがたまる。
再発行の依頼をする羽目になることもありました。
紙のファイリングは理想的に見えて、
実際には運用が難しいと感じています。
思い切ってデータ化へ
そこで始めたのがスキャンによるデータ管理です。
届いた書類はまずスキャンしてデータ化。
原本が不要なものは処分し、
必要なものだけ保管する形に切り替えました。
私は ScanSnap S1100というコンパクトなスキャナーを使っています。
USB給電で動くタイプなので、電源を気にせず使えるのが便利です。
書類をセットしてボタンを押すだけでスキャンが完了。
自動でPDF化してくれるので、紙よりも管理が楽になります。
データ化すれば検索もできます。
ファイル名を工夫すれば、
「どこに入れたか分からない」
という事態が減ります。
クラウドとの組み合わせ
スキャンしたデータは Google Drive のフォルダに入れてクラウド共有しています。
Windows版のGoogle Driveアプリを入れると、
指定したフォルダが自動で同期されます。
つまり
PCに保存 → 自動でクラウドにも保存
という仕組みです。
ITでいうバックアップと同期の考え方です。
書類データは失うと困るものが多いので、
クラウドに置いておくと安心感があります。
スマホからでも確認できるので、
外出先で書類が必要になったときも便利です。
メリット
一番大きいのは、
必要な書類がすぐ見つかる安心感です。
紙だと「どこに置いた？」と探し回る時間が発生しますが、
データ化しておけば検索で見つかる可能性が高い。
ITの世界では当たり前の考え方ですが、
書類管理にも応用できます。
また、バックアップがあるのも重要です。
紙は火災や紛失で失うと取り返しがつきません。
データならコピーを作れるので、
リスク分散ができます。
デメリット
正直、スキャン作業は少し面倒です。
1枚1枚セットして取り込む手間はあります。
しかし、一度データ化してしまえば、
その後の管理は楽になります。
ファイル名は自動で読み取ってくれるので、
多少の誤字は許容してそのまま保存。
必要なら後で修正すればOK。
完璧を求めすぎると続かないので、
ある程度の割り切りも大事だと思っています。
今のところの結論
もっと効率的な方法があるかもしれません。
例えばOCR（文字認識）を利用すれば、
PDF内の文字検索も可能になります。
ScanSnap S1100も簡易OCRに対応しているので、
ファイル名だけでなく中身検索ができる場合もあります。
こうなると、
「どこに書いてあったっけ？」
という問題がさらに減ります。
将来的にはデータベース化が理想ですが、今はまだ試行錯誤中です。
しばらくはこの方法で
もっと効率的な仕組みが見つかるかもしれません。
それでも、
必要なものがすぐ見つかる状態をつくれたのは大きな進歩です。
書類を探す時間が減るだけで生活は楽になります。
完璧じゃなくても、少しずつ良くしていけば十分。
ブログも書類管理も、
改善の積み重ねだと思っています。
読んでくれてありがとう。
また気が向いたら遊びに来てください。
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